Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошёл в бизнес-среду. Отработаны технические аспекты и законодательная база. Всё большее количество предпринимателей и организаций переходит на электронный обмен документов через операторов ЭДО. Одни это делают вынуждено, другие добровольно, понимая все преимущества отказа от бумажных носителей

Одним из главных отличий электронного документооборота от бумажного заключается в том, что происходит такой документооборот онлайн, то есть телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО.

Роль оператора ЭДО ― обеспечить технически процесс удалённого обмена данными и получения допуска к нужному файлу при помощи программ. Кроме этого, оператор обеспечивает безопасность не только передачи данных, но и серверных и облачных приложений для хранения.

Покупка электронного документооборота

• Ускоряет бизнес - процессы ― вы видите все этапы обработки документа, его движение, можете легко понять, кто задерживает работу.
• Помогает сдавать правильную отчётность в срок ― система не пропускает документацию с ошибками, автоматически обновляет формы отчётов на актуальные версии, напоминает о сроках.
• Защищает от перехвата данных третьими лицами ― в задачи оператора ЭДО входит обеспечение безопасности данных при передаче и хранении. Для этого используются программы шифрования, разделение прав доступа на разных этапах жизненного цикла документа.
• Сокращает финансовые и временные расходы ― больше не надо тратиться на бумагу, чернила, персонал, обслуживающий принтер и копир, а также службу курьерской доставки.
• Минимизирует человеческий фактор ― вероятность ошибки практически сведена к нулю. Большинство документов проверяются перед отправкой, стандартизированные формы своевременно обновляются, а потому всегда актуальны. Также электронный документ невозможно ни забыть, ни потерять. Вы всегда будете иметь доступ к своему архиву и текущей документации как с компьютера, так и с мобильных устройств.

Электронный документооборот, а следовательно, и адресат, может быть внешним и внутренним. К внешним относятся контрагенты, контролирующие органы, государственные, муниципальные службы. Внутренние получатели ― это сотрудники компании. Их можно разделить на участников домашней и внешней сети. Например, при отправке документации работникам одного подразделения нет необходимости использовать интернет, достаточно локальной связи. Внутренние получатели во внешней сети ― это как сотрудники вашего подразделения, так и работники филиалов вашей фирмы. Технически, вы сами можете стать внешним получателем, когда просматриваете свою базу через интернет, будучи, например, в командировке.
Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для внутреннего ЭДО подойдёт и НЭП — неквалифицированная электронная подпись.

Нет конкретного закона, обязывающего всех субъектов хозяйственной деятельности переходить на электронный документооборот. Но есть ряд некоторых сфер деятельности,где электронный документооборот необходим:

• Для обязательной маркировки табака
• Для взаимодействия с ПФР
• Для госзакупок и торгов
• Для торговли
• Для бухгалтерии и учета
• Для взаимодействия с ФНС
• Для управления персоналом
• Для корпораций
• Для школ и учебных заведений

Если Вы решили перейти на электронный документооборот, необходимо определить, с кем вы хотите обмениваться электронными документами — с контрагентами, контролирующими органами, отправлять данные в ЕИС или систему «Честный ЗНАК», или всё вместе. В соответствии с этим нужно выбрать систему ЭДО, приобрести лицензию на неё и заключить договор с оператором.

Чтобы начать обмен электронными документами вам потребуется:

• Квалифицированная электронная подпись для каждого сотрудника, обладающего полномочиями подписания бумаг от имени компании
• Правильно подобранный тарифный план обслуживания в соответствии с деятельностью организации, объемом исходящей корреспонденции и иными параметрами.
• План внедрения системы электронного документооборота на всем предприятии или в избранных подразделениях.

Вам также нужно обратить внимание на следующие моменты:

• Возможность ведения архива с удобной системой поиском.
• Интеграция с бухгалтерской программой, банковским сервисом и другими используемыми вами ПО.
• Разграничение прав доступа (учетных записей) сотрудников.
• Возможность персональной доработки СЭД под ваши нужды.
• Доступ к системе с мобильных устройств.

После заключения договора с оператором необходимо установить программы, приложения, драйвера либо подключиться к облачным сервисам без дополнительной настройки. Произвести необходимые настройки бизнес-процессов можно самостоятельно либо с помощью сотрудников компании-оператора.

Если у Вашего контрагента другой оператор ЭДО, нужно подать заявку на роуминг вашему оператору и прикрепить к ней список контрагентов, которые подключены к другим операторам ЭДО. После рассмотрения заявки вы получите письмо с подтверждением или отказом оператора. Для того чтобы начать документооборот с контрагентом, нужно обменяться с ним идентификаторами.

ПАО «АК «ЦНИИСУ« подключает своих клиентов к электронному документообороту с использованием системы ЭДО «КОМИТА ОТЧЕТ 10».
Система ПП «КОМИТА ОТЧЕТ 10» построена в строгом соответствии с федеральными законами РФ, с учетом требований российского законодательства в области электронного документооборота.

Ознакомиься с Регламентом подключения

Подробную информацию можно получить по телефону : +7 (4872) 25-29-63

Для подключения к ЭДО:

Регистрационную карту можно отправить по электронной почте: mail@cniisu.ru или лично принести в офис: г. Тула, Красноармейский проспект 25, офис 301.

Через 5 рабочих дней после оплаты в удобное для Вас время (предварительно согласовав по телефону (4872) 25-29-63), Вы можете получить весь комплект ПО и ключевой документации в офисе ПАО «АК «ЦНИИСУ» по адресу: г. Тула, Красноармейский проспект 25, оф. 301.

Требования к системе:

Для работы с ФНС

Электронный документооборот с Пенсионным фондом

Электронный документооборот с Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по Тульской области